ما الفرق بين الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية؟

الصورة مجاملة: مجلة Edge / Getty Images

سواء كنت تستمتع بالجانب الاجتماعي أو تعتقد أنهم يميلون إلى العمل لفترة طويلة ، فإن الاجتماعات هي إحدى الطرق التي يتم بها إنجاز الأمور. ولكن لا يتم إنشاء جميع الاجتماعات بالتساوي ، وهناك اختلافات بين نوعين رئيسيين: الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية. يمكن أن يؤدي فهم الاختلافات إلى جعل اجتماعاتك أكثر فعالية وحتى زيادة الحضور في العملية.



من السهل تحديد بعض الاختلافات بين الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية. هناك اختلافات في التنسيقات وأحجام المشاركين والفترات الزمنية والمواقع والهياكل التي يمكن أن يستغرقها الاجتماع. عند فحص نطاق تنسيقات الاجتماعات ، من المهم فهم مدى اختلافها وكيف أنها متشابهة.

الاجتماع الرسمي

الاجتماعات الرسمية شائعة ولديها هياكل وبروتوكولات قوية ، لذلك تعتبر أكثر قابلية للتنبؤ بها. لقد كتبوا أجندات ، والتي يتم تسليمها عادة للمشاركين مسبقًا ، وقد يكون لها تنسيقات صارمة فيما يتعلق بمن سيتحدث ، وطول مدة تحدث الأشخاص وما هي البروتوكولات للاستجابة.

الصورة مجاملة: James D. Morgan / Getty Images

تحتوي معظم الاجتماعات الرسمية أيضًا على مدون لتوثيق من حضر وما حدث ، وإنشاء سجل للاجتماع. قد يتم تسجيل بعض الاجتماعات الرسمية عالية المستوى للتوزيع العام أو لإنشاء سجلات يمكن لمجموعات الرجوع إليها إذا كانت هناك أسئلة حول الإجراءات بعد انتهاء الاجتماع.

قد يكون للاجتماعات الرسمية أيضًا هيكل قائم لإدارة المحادثات وعملية صنع القرار. قد تكون هناك ألواح الكتابة لتدوين الأفكار التي لا يتوفر للمشاركين الوقت لاستكشافها. قد تكون هناك أيضًا جلسات جانبية تقوم خلالها مجموعات صغيرة بالتخطيط لجزء من النشاط ثم إرسال تقرير بالنتائج أو النتائج إلى المجموعة الأكبر.

على الرغم من وجود بعض الاستثناءات ، فإن الاجتماعات الرسمية عادة ما تكون مُحددة مسبقًا ويتم إخطار المشاركين مسبقًا بالمكان الذي يجب أن يكونوا فيه ومتى يجب أن يكونوا هناك. بعض الاجتماعات الأكثر رسمية - بما في ذلك الاجتماعات البلدية لحكومات المدن والولايات أو اجتماعات مجلس الإدارة للشركات والمنظمات غير الربحية - قد تتبع أيضًا تنسيقًا محددًا للغاية للإجراءات. أحد الأمثلة على هذا النوع من تنسيق الاجتماع هو قواعد النظام روبرت .

اجتماع غير رسمي

الاجتماعات غير الرسمية ليس لها نفس أنواع القواعد والأشكال ؛ هم أكثر مرونة. عادة ، ولكن ليس دائمًا ، فهي أصغر. يمكن أن تقام في مجموعة متنوعة من الأماكن ، سواء كانت غرفة معيشة لشخص ما ، أو غرفة استراحة في العمل ، أو مكتبًا أكبر لشخص ما أو حتى مكتب شخص ما في حجرة صغيرة. يمكنهم حتى أن تتم في مطعم أثناء غداء سريع أو في البار بعد العمل.

الصورة مجاملة: Brendan Smialowski / Getty Images

مثلما تتسم مواقع الاجتماعات بالمرونة ، فإن عملية إخطار المشاركين باجتماع غير رسمي تمتد أيضًا إلى مجموعة واسعة من الاحتمالات. يمكن أن تحدث بعض الإشعارات من خلال أنظمة المراسلة بين المكاتب أو عندما يتجول أحد المشاركين في مكتب ، ويتحدث إلى الأشخاص حول ما هو مطلوب ويحدد الوقت والمكان على طول الطريق. في أوقات أخرى ، يمكن أن تتطور المحادثة إلى اجتماع ، أو يمكن أن يتبعها اجتماع غير رسمي بعد انتهاء اجتماع أكثر رسمية. يمكن أن يساعد نهج 'الاجتماع بعد الاجتماع' المشاركين في معالجة ما حدث للتو وبناء شعور أقوى بالعمل الجماعي ، ولكن من المهم التأكد من عدم استبعاد المشاركين في الاجتماع الأكبر عن طريق الخطأ من هذا التجمع الأصغر.

ومع ذلك ، هناك خصائص أخرى تميز الاجتماعات غير الرسمية عن نظيراتها الرسمية. أحد هذه المراكز حول الطريقة التي تتدفق بها المعلومات. في الاجتماعات غير الرسمية ، لا توجد جداول أعمال أو مشاركين لديهم أدوار محددة بدقة أو أوقات تحدث محددة. يتحدث الناس بحرية ، وقد يكون هناك مجال أكبر للعصف الذهني والإبداع في عمليات حل المشكلات.

خصائص الاجتماع الرسمية وغير الرسمية

على الرغم من الاختلافات بينهما ، هناك عدد من الخصائص التي تشترك فيها الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية. أولاً ، في الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية ، عادةً ما يكون وجود شخص ما فكرة ذكية أخذ ملاحظات . يمكن توزيعها بعد وقوع الحدث وإبقاء الجميع في نفس الصفحة فيما يتعلق بالمهام التي تمضي قدمًا والمتابعة للتأكد من اكتمال تلك المهام. إنها تساعد في توجيه الاجتماع نحو الإنتاجية وتجعل من السهل تحديد الطرق التي كان الاجتماع بها استخدامًا جيدًا لوقت الجميع.

الصورة مجاملة: مجلة Edge / Getty Images

في جميع الاجتماعات ، من المهم أيضًا أن تتاح للمشاركين فرصة التحدث دون انقطاع ، وأن يكون هناك مستوى من الاحترام بين جميع المشاركين وأن تتاح للجميع الفرصة لطرح الأسئلة أو الرد على ما يقال. إذا لزم الأمر ، يمكن أن يكون للاجتماعات شخص معين ليكون ضابطا للوقت ومنسقا للتأكد من أن الاتصال يظل واضحا وحضاريا. إذا كان هذا الدور ضروريًا ، فمن المحتمل أن يتم تعيينه مسبقًا في اجتماع رسمي ، ولكن قد يحدث بناءً على اتجاهات القيادة الطبيعية وديناميكيات المجموعة في اجتماع غير رسمي.

سمة أخرى لكلا الاجتماعين ، وربما الأكثر إنسانية ، هي أن هناك شيئًا واحدًا يجعل أي نوع من الاجتماعات أفضل: تناول الطعام. سواء كان اجتماعًا جادًا ورسميًا لمجلس الإدارة أو مجموعة من الأفراد مجتمعين معًا في منزل شخص ما للتخطيط لحفلة ، فمن المرجح أن يحضر المزيد من الأشخاص ويكونوا منتجين إذا كانت هناك أشياء يمكن ارتشافها وتناولها. ما لم يكن هناك سبب لعدم تناول الطعام - مثل استضافة اجتماع بلدي في مكان لا يُسمح فيه بالطعام - يجب على مخطط الاجتماع التفكير في تقديم الوجبات الخفيفة مسبقًا ، حتى لو كانت خيارات قليلة من المشروبات.

السمة الرابعة المشتركة بين كلا نمطي الاجتماع هي أنه من المنطقي اختيار التنسيق عن قصد وعن قصد. كيف تعرف نوع الاجتماع الذي ستعقده؟ في كثير من الأحيان ، إذا كان هناك عدد كبير من المشاركين الذين يحتاجون إلى مشاركة المعلومات ، أو إذا كان الاجتماع بحاجة إلى توثيق للسجل العام أو إذا كانت مقاربات بعض المشاركين لمهمة العمل قد تتعارض مع آراء الآخرين ، فإن الهيكل الأكثر صرامة من اجتماع رسمي قد يكون مفيدا. من ناحية أخرى ، إذا احتاج عدد قليل من الأشخاص إلى معالجة شيء حدث في العمل أو احتاجوا إلى طرح بعض الأسئلة التكميلية ، فقد يكون من الأسهل تحقيق ذلك باستخدام هيكل اجتماع أكثر مرونة.

ربما تكون أكبر سمة مميزة لأي نوع من الاجتماعات هي هدفه: إنجاز الأمور. غالبًا ما يكون هذا هو ما يريده معظم الأشخاص من الاجتماع ، وعندما لا يحدث ذلك ، فإن هذا ما يجعل الناس يندمون على اضطرارهم لقضاء بعض الوقت في الحضور.