وضع الميزانية 101: كيفية جعل تعقب النفقات الشخصية في Excel

الصورة مجاملة: JGI / Jamie Grill / Getty Images

من أسوأ الأشياء المتعلقة بالمرور برقعة مالية صعبة هو زيادة القلق الذي تشعر به في كل مرة تقوم فيها بالشراء. ليس هناك ما هو أسوأ من التساؤل عما إذا كانت بطاقة الخصم الخاصة بك ستستمر - باستثناء التساؤل عما إذا كنت ستتمكن من سداد قيمة بطاقتك الائتمانية في نهاية الشهر. وهنا يأتي دور الحفاظ على الميزانية. أفضل ما في الأمر هو أنك تحتاج فقط إلى الوصول إلى Microsoft Excel. الآن ، دعونا نعالج بعضًا من هذا القلق المالي.



كيفية الوصول إلى Excel

لبدء إعداد الميزانية باستخدام Excel ، فإن أول شيء عليك القيام به هو التأكد من أنه يمكنك الوصول إليه. هناك عدة طرق للقيام بذلك إذا لم يكن لديك البرنامج بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. الخيار الأول؟ شرائه. يعد Excel جزءًا من مجموعة برامج Microsoft 365 ، والتي تتضمن Word و Powerpoint و Publisher والمزيد. توفر Microsoft العديد من ملفات خيارات الشراء ، والتي تتراوح من الاشتراكات الشهرية إلى السنوية. يمكنك أيضًا تجربة 365 مجانًا لمدة شهر ولكن ستتم محاسبتك إذا نسيت إلغاءها قبل انتهاء الفترة التجريبية.

الصورة مجاملة: JGI / Jamie Grill / Getty Images

الخيار الثاني هو استخدام الإصدار المجاني عبر الإنترنت من Microsoft 365. والفرق الوحيد بين الإصدارين المجاني والمدفوع هو أن الإصدار المجاني متاح فقط للاستخدام في متصفحك - وأثناء وجود اتصال بالإنترنت لديك. للوصول إليه ، توجه إلى Office.com وقم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بك (أو أنشئ حسابًا مجانًا). بعد ذلك ، اسحب Excel عن طريق النقر فوق شعاره في القائمة.

اختيار قالب

بمجرد النقر فوق زر Excel ، يجب أن تظهر قائمة بالخيارات ؛ سيسألك هؤلاء عما إذا كنت ترغب في فتح ورقة عمل فارغة جديدة أو واحدة من مجموعة متنوعة من القوالب. أسفلها ، يجب أن يكون هناك أيضًا خيار آخر يقول 'المزيد من القوالب'. انقر فوقه!

الصورة مجاملة: مايكروسوفت

ستظهر مجموعة متنوعة من خيارات القوالب المختلفة ، بعضها سيكون قوالب موازنة. للاطلاع على مجموعة الخيارات الكاملة ، اكتب 'الميزانية' في شريط البحث في الجزء العلوي ، وسوف يأخذك ذلك إلى مجموعة أكثر شمولاً من قوالب الميزانية المعدة مسبقًا . لاحظ أن بعضها سيكون متاحًا فقط للأعضاء المميزين. ومع ذلك ، هناك أيضًا الكثير من الآراء المجانية للاختيار من بينها.

حدد الشخص الذي ترغب في استخدامه وقم بتنزيله أو حدد 'تحرير في المستعرض' لسحبه لأعلى. بينما يمكنك أيضا جعل ميزانيتك الخاصة ورقة من البداية في Excel ، فمن المحتمل أن تكتشف أن تحرير قالب معد مسبقًا أسهل بكثير.

إنشاء الفئات الخاصة بك

إذا كنت تستخدم نموذجًا معدًا مسبقًا ، فستجد على الأرجح أن هناك بالفعل عددًا من الفئات المدرجة ، بما في ذلك النفقات مثل الرهن العقاري / الإيجار والكهرباء ومحلات البقالة وما إلى ذلك. قم بالتمرير خلال بعناية شديدة ؛ احتفظ بالفئات ذات الصلة وقم إما بحذف أو تعديل الفئات التي لا تعكس نفقاتك الشخصية.

الصورة مجاملة: jayk7 / Getty Images

تأكد من تضمين النفقات الواضحة ، مثل الفواتير ، بالإضافة إلى النفقات العشوائية ، مثل رسوم اشتراك خدمة البث. إذا وجدت نفسك تكافح لمعرفة ما يجب تضمينه ، فقد يكون من المفيد في هذه المرحلة تسجيل الدخول إلى حسابك المصرفي. ستخبرك معظم منصات الخدمات المصرفية عبر الإنترنت هذه الأيام بالمبلغ الذي أنفقته وأين. تأكد أيضًا من وضع فئة 'متنوعة' لتغطية أشياء صغيرة مثل تأجير الأفلام أو ستاربكس.

لا تخف من قضاء وقتك في هذا الجزء من العملية ، وتذكر أن الشهر الأول سيكون على الأرجح هو الأصعب. إنها ليست فكرة سيئة حتى أن تستخدم هذا أيضًا ورقة عمل دفتر اليومية للشهر الأول أو نحو ذلك للمساعدة في التعرف على المكان الذي تنفق فيه أموالك بالضبط. بعد تتبع نفقاتك لمدة شهر أو شهرين ، سيكون من الأسهل بكثير تحديد فئاتك.

التكاليف المتوقعة مقابل التكاليف الفعلية

هذا هو المكان الذي يُجبر فيه التفاؤل المالي أخيرًا على التنازل عن الواقع. بجانب كل فئة من الفئات الخاصة بك ، يجب أن تتأكد من وجود عمودين مختلفين: التكلفة المتوقعة والتكلفة الفعلية. للقيام بذلك ، ستقوم بملء إدخال التكلفة المتوقعة بجوار كل فئة من فئات النفقات الخاصة بك في بداية كل شهر. هذا ببساطة هو المكان الذي تضع فيه مبلغ المال الذي تخطط لإنفاقه على كل فئة. على سبيل المثال ، بجانب 'البقالة' ، يمكنك وضع 250 دولارًا. أثناء تقدمك ، ستقوم بملء إدخال التكلفة الفعلية وتحديثه في كل مرة تنفق فيها أموالًا في فئة معينة على مدار الشهر.

الصورة مجاملة: مايكروسوفت

على سبيل المثال ، لنفترض أنه خلال الأسبوع الأول من الشهر أنفقت 75 دولارًا على البقالة - سترغب في التأكد من ملاحظة ذلك في إدخال التكلفة الفعلية. إذا أنفقت 100 دولارًا إضافيًا على البقالة في الأسبوع التالي ، فستحدث إدخال التكلفة الفعلية إلى 175 دولارًا. افعل ذلك مع كل فئة على مدار الشهر. في نهاية الشهر ، يجب أن يعكس إدخال التكلفة الفعلية إجمالي المبلغ الذي أنفقته في كل فئة.

حلل نتائجك

لا تتفاجأ إذا تجاوزت إدخالات التكلفة الفعلية إدخالات التكلفة المتوقعة في فئات قليلة ، خاصةً للشهر الأول أو نحو ذلك. بعد كل شيء ، هذا هو الهدف من وجود عمودين مختلفين. إذا كنت قد خصصت 250 دولارًا فقط في الميزانية لمحلات البقالة في بداية الشهر وانتهى الأمر بإنفاق 350 دولارًا عليها بدلاً من ذلك ، فمن المهم أن تعرف ذلك.

الصورة مجاملة: Marko Geber / Getty Images

عندما تكون تكلفتك الفعلية أكثر من التكلفة المتوقعة في إحدى الفئات ، فسيتعين عليك اتخاذ أحد القرارين. الأول هو زيادة إدخال التكلفة المتوقعة للشهر القادم لجعله أكثر واقعية. قد يعني هذا سحب أموال إضافية من فئة أخرى. والثاني هو محاولة تقليص الإنفاق في هذه الفئة بحيث تنفق فقط المبلغ الذي أدرجته على أنه التكلفة المتوقعة.

قاوم إغراء الإحباط عندما تبدأ نفقاتك الفعلية في الظهور. في حين أنه من غير المحتمل أن يكون كل إدراك مالي لديك ممتعًا ، إلا أن توضيح أين تذهب أموالك سيكون مصدر ارتياح على المدى الطويل. الميزانية ليست حلاً بين عشية وضحاها للنجاح المالي ، لكنها طريقة رائعة لوضع حد لتلك اللحظة الرهيبة في نهاية كل شهر عندما تتساءل عن المكان الذي نفدت فيه كل أموالك.